L’importance de la conception de déploiements technologiques pour le commerce de détail
Les détaillants font face à des défis constants lorsqu’il s’agit de trouver et d’identifier les bonnes technologies pouvant les aider à valoriser leur entreprise et à améliorer l’expérience client. Évitez les tracas et les coûts inutiles d’un déploiement technologique maladroit en le concevant et en le faisant adéquatement dès la première fois.
Évitez les tracas et les coûts inutiles d’un déploiement technologique maladroit en le faisant bien du premier coup
VOTRE équipe technologique a passé huit mois à tester votre plus récente solution technologique, destinée à faire passer vos magasins à la prochaine génération de points de vente. On vous a assuré que tout serait prêt à être déployé et que tout devrait être fonctionnel d’ici trois mois. Vous êtes impatient ! Vous vous demandez « Qu’attendez-vous ? Déployons-la, cette technologie ! » Et puis soudainement, le vice-président des opérations en magasin vous appelle pour vous informer de la catastrophe qui se produit dans les magasins. Commence alors le cauchemar de l’arrêt du déploiement afin que vous puissiez essayer de comprendre ce qui s’est passé, tout en priant pour que vous puissiez retrouver non seulement votre réputation auprès des dirigeants de l’entreprise, mais aussi préserver l’image de votre équipe.
La source de ce résultat, qui semble se produire trop souvent, est très simple. Les techniciens sont vraiment très compétents pour développer des solutions très intéressantes, mais ils sont absolument inefficaces lors de la mise en œuvre. Et en fin de compte, on ne devrait pas s’attendre à ce qu’ils sachent déployer leurs solutions. Ce n’est pas pour ça que vous les avez embauchés. Les compétences nécessaires pour développer des solutions technologiques innovantes ne sont pas les mêmes que celles requises pour une implantation réussie. C’est la raison pour laquelle il est primordial de concevoir vos déploiements technologiques pour le commerce de détail et pas seulement de les planifier.
Même lorsque les chefs de projet ont l’habitude de guider et de diriger le déploiement, ils ont tendance à se concentrer sur les tâches à effectuer et sur le moment où elles doivent être exécutées. Cependant, ils ne se concentrent généralement pas sur la manière dont ces tâches seront accomplies. La réalité pour les détaillants est qu’il n’est pas suffisant de « planifier » le déploiement de votre technologie. Vous devez « concevoir » votre déploiement technologique. Un plan de déploiement vous indique généralement ce que vous allez faire. Alors que la conception du déploiement vous indique comment vous allez réellement le faire. En voici une preuve.
Concevoir pour réussir
Imaginez que vous envisagez de déployer une infrastructure sans fil mise à jour dans 800 des 1 500 magasins de votre portefeuille et que vous disposez de six mois pour le mettre en place. Bien que cela semble très simple, fournir simplement un calendrier de déploiement en magasin, une liste des composantes à installer ainsi qu’une liste de contrôle pour l’installation et une notification aux magasins ne produira pas le résultat souhaité pour votre entreprise. Au lieu de cela, chaque aspect et détail du déploiement devrait être pris en compte et documenté dans une conception de déploiement. Le graphique ci-dessus montre comment cela se visualiserait dans un plan de déploiement par rapport à une conception de déploiement.
Évitez les coûts inutiles
Il existe des centaines d’exemples de dépassement de coûts pour tous les types, tailles et complexités de déploiement. Mais prenons un exemple simple pour illustrer l’efficacité d’une conception de déploiement.
En poursuivant notre exemple de déploiement sans fil, il était nécessaire de terminer le câblage pour les points d’accès sans fil supplémentaires et relocalisés avant l’arrivée du technicien en déploiement dans le magasin pour mettre à niveau l’infrastructure sans fil. De nombreux magasins n’avaient pas terminé ces travaux avant l’installation, soit parce que les travaux dans ce magasin avait été déplacés à une date antérieure à celle prévue au calendrier des travaux, soit retardés parce que le technicien ne s’était pas présenté. Bien qu’un calendrier des travaux ait été fourni à l’équipe de gestion de projet, celle-ci n’a pas mis en oeuvre un processus de gestion des modifications pour communiquer les modifications d’horaire, ce qui aurait permis d’ajuster le travail de câblage. De plus, aucun suivi téléphonique n’a été effectué pour s’assurer que les travaux de câblage étaient terminés avant l’arrivée du technicien en déploiement. Des frais de nouvelle visite ont été engagés, s’élevant à 150 $ pour 118 magasins, totalisant 17 700 $. De plus, les travaux de chaque magasin ont dû être repositionnés à une date ultérieure dans le calendrier principal, ce qui a ajouté 10 jours et 20 000 $ supplémentaires afin que les ressources demeurent disponibles après la date d’achèvement des travaux initialement prévue du projet. Un total de 37 700 $ de coûts non planifiés a été ajouté au projet simplement parce que le déploiement n’a jamais été conçu.
Bien que chaque entreprise planifie ses déploiements, rares sont celles qui prennent le temps de suivre un processus de conception formalisé pour leurs déploiements. La conception du déploiement doit faire partie du plan de déploiement, en tenant compte du temps nécessaire pour bien le penser. En fonction de la taille et de l’ampleur de votre projet, cela peut prendre beaucoup de temps. Toutefois, le temps et l’argent économisés par une conception en valent vraiment la peine. Dans l’environnement de vente au détail hautement concurrentiel d’aujourd’hui, il est essentiel de veiller à ce que la technologie soit déployée sans faille, rapidement et de manière transparente, tout en garantissant le fonctionnement continu du magasin. Développer une conception de déploiement vous permettra d’atteindre tous ces objectifs et d’assurer le succès du commerce de détail.
Pour plus d’informations sur OPL Technologies et sur la manière dont le développement d’une conception de déploiement peut aider votre entreprise à éviter les soucis de déploiement, y compris les coûts inutiles, visitez le site https://opltechnologies.com.
PLAN DE DÉPLOIEMENT – CONCEPTION DE DÉPLOIEMENT
Dresser la liste des magasins qui seront mis à jour > Liste des magasins à mettre à jour, avec numéro de magasin et adresse complète. Les détails requis devraient inclure le nom du responsable du magasin, la taille et la disposition du magasin, les exigences de réception de l’équipement, la disponibilité de l’espace de stockage, les aspects propres au bâtiment et les heures d’ouverture.
Établir un calendrier durant lequel le déploiement doit être effectué > Facteurs opérationnels relatifs au calendrier ciblé et l’impact financier sur l’entreprise si l’horaire n’est pas respecté. Le calendrier réel du déploiement en magasin, en tenant compte des heures de déploiement en magasin souhaitées, des périodes interdites, des périodes de mise en œuvre et de la disponibilité du personnel du magasin. Une planification des jalons et les processus de traitement des modifications apportées au calendrier doivent être inclus.
Liste du matériel à installer > Tous les détails du matériel à installer, y compris la marque, le modèle, la taille de l’appareil dans la boîte et le poids. Les détails requis incluent comment et qui achètera, configurera et expédiera le matériel, comment le matériel DOA sera traité et comment le matériel existant sera retiré.
Sondage complet de l’emplacement par magasin > Calendrier des analyses d’emplacement par magasin avec un technicien désigné pour chaque magasin, méthodes de communication à utiliser par les opérations du magasin, liste de contrôle ou script de sondage à être utilisé par le technicien, durée estimée du sondage, méthode de collecte des informations et de transmission à l’équipe de projet, et stockage et exploitation des résultats dans le processus de déploiement.
Définition du script d’installation> Instructions étape par étape et entièrement documentées à l’intention du technicien pour le déploiement. Ce script doit inclure tous les détails et doit être précis à 100 %. Ceci nécessite des tests itératifs jusqu’à ce qu’il puisse être exécuté sans faille et inclut chaque aspect de l’installation, du moment où le technicien entre dans le magasin jusqu’au moment où il en sort.
Établissement d’un centre d’assistance pour le déploiement > Établissez les niveaux requis pour une assistance appropriée (ex.: N1, N2, N3, etc.), le nombre de ressources nécessaires pour chaque niveau, les connaissances et l’expérience requises, le mode d’ouverture et de maintien des requêtes tout au long du cycle de vie de la gestion des problèmes, les scripts et consignes à être utilisés par le personnel du centre d’assistance, les heures d’ouverture et le calendrier de couverture connexe et les processus d’escalade.
EXEMPLE D’AVANTAGE – COMMENT LES AVANTAGES SONT RÉALISÉS
Réduction ou élimination des reports et des visites > En établissant des évaluations de l’état de préparation tout au long du déploiement, le statut du magasin est connu à l’avance.
Temps de déploiement optimisé dans le magasin > Grâce à un script de déploiement étape par étape et entièrement testé, les techniciens de déploiement n’ont pas à se demander ce qui se passe ou ne risquent pas d’interpréter les instructions de manière incorrecte une fois sur place.
Tous les participants au déploiement savent ainsi ce qu’ils doivent faire, ce qui élimine les modifications ou les impacts négatifs dus à des erreurs de communication. > Tous les processus et procédures étant entièrement documentés, les attentes sont correctement définies et tous les participants savent comment gérer les exceptions rapidement et efficacement.
Impact minimisé sur le magasin et satisfaction accrue des utilisateurs finaux > Grâce à un script de déploiement détaillé, les techniciens de déploiement entrent et sortent beaucoup plus rapidement du magasin, effectuant le travail correctement du premier coup, générant une plus grande acceptation et une plus grande satisfaction.
Identifier les lacunes et les omissions très tôt au début du processus et avec suffisamment de temps pour y remédier > Une conception de déploiement requiert la révision de tous les détails liés au déploiement, ce qui signifie que tous les problèmes potentiels qui n’auraient pas été envisagés pendant la phase de solution technologique seront rapidement découverts.
Éliminer les coûts associés à l’accélération du déploiement des ressources et de l’équipement > La conception de points de contrôle correctement planifiés permettra une identification proactive des problèmes tout en laissant le temps nécessaire pour prendre des mesures correctives sans coûts supplémentaires.
par LISA COOK, cofondatrice/propriétaire, OPL Technologies
